Hoàn thiện hệ thống quy trình theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh, trên cơ sở quy chuẩn hệ thống quy chế, quy trình công tác; đổi mới nâng cao chất lượng các hội nghị, giao ban; đẩy mạnh thực hiện xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng; cải cách việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra… theo quy chế nội bộ ( theo Quy chế 42) đó là những kết quả nổi bật mà Văn phòng UBND tỉnh đạt được qua thực hiện các phong trào thi đua nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt động chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
.jpg)
Đồng chí Nguyễn Sỹ Cảnh - Quyền Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu tại phòng HC-TC
Với việc xây dựng Kế hoạch CCHC giai đoạn và hàng năm của cơ quan, đồng thời triển khai đồng bộ, toàn diện các nội dung CCHC tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh: Cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ CCVC; cải cách tài chính công; hiện đại hóa nền hành chính.
Bám sát mục tiêu cơ bản là phục vụ tốt nhất cho sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, trong những năm qua, Văn phòng UBND tỉnh đã triển khai nhiều biện pháp, giải pháp xây dựng phong trào thi đua và tôn vinh điển hình tiên tiến với nội dung, hình thức phong phú, sát thực và ý nghĩa. Các phong trào thi đua đã tạo ra động lực để các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nỗ lực cải cách hành chính, đổi mới cách làm, từng bước nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Thường trực Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh...
Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy trình công tác theo TCVN ISO 9001:2008.
Trước hết, về rà soát, bổ sung, sửa đổi và ban hành hệ thống quy chế, quy định, quy trình đối với từng lĩnh vực công tác. Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi công vụ, thời gian qua, Ban chỉ đạo ISO Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu cho UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh rà soát, bổ sung, sửa đổi và ban hành hệ thống quy chế, quy định, quy trình đối với từng lĩnh vực công tác. Ban hành sổ tay chất lượng, tổ chức tập huấn các quy chế, quy định để công chức, viên chức Văn phòng UBND tỉnh thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn trong công tác tham mưu, tổng hợp và phục vụ. Một số quy chế, quy trình, quy định Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền trong thời gian qua đó là: Xây dựng chương trình công tác của UBND tỉnh; Tổ chức họp UBND tỉnh; Xây dựng, triển khai và tổng hợp báo cáo thực hiện chương trình công tác của UBND tỉnh; Tham mưu, tổng hợp giúp UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; Quản lý văn bản đi, văn bản đến; Quản lý tài sản, trang thiết bị; Tạm ứng, thanh quyết toán; Quản lý xe ô tô; Giải quyết khiếu nại tố cáo. Quy chế văn hóa công sở; Quy chế tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức, người lao động; Quy chế thi đua, khen thưởng…
Trên cơ sở hệ thống quy trình, quy chế, quy định được ban hành đã tạo ra được hoạt động thống nhất trong các phòng ban, trung tâm thuộc Văn phòng, song song là việc ứng dụng các phần mềm trong từng lĩnh vực: Phần mềm quản lý cán bộ, phần mềm kế toán, phần mềm xử lý công việc và quản lý hồ sơ công việc trên Td office... Đây cũng là cơ sở pháp lý cần thiết phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra công vụ, góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và thực hiện kỷ luật, kỷ cương hành chính..
.jpg)
Giao ban khối chuyên viên tham mưu tổng hợp
Cải cách giao ban Văn phòng UBND tỉnh.
Trước đây việc giao ban tổ chức trong giờ hành chính vào cuối giờ chiều thứ 6 hàng tuần. Xuất phát từ tình hình thực hiện các chương trình công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND tỉnh và các hoạt động của các ngành liên quan, việc tổ chức giao ban như trên sẽ hạn chế việc phục vụ hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh cũng như công tác phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đối với các ngành, địa phương. Để tận dụng tối đa thời gian phục vụ, tham mưu kịp thời cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và xử lý kịp thời các kiến nghị, tăng cường công tác phối hợp, Văn phòng UBND tỉnh những năm qua đã tổ chức giao ban ngoài giờ hành chính, giao ban trên mạng nội bộ (Dùng hình thức trao đổi thông tin trên mạng nội bộ cơ quan qua đó các bộ phận đề xuất, lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo, kết nối công việc một hình thức trực tuyến tại phòng làm việc). Từ đó liên kết được nhiều đầu mối công việc cũng như dành được nhiều thời gian phục vụ công tác tham mưu chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tich UBND tỉnh; hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt.
.jpg)
Xử lý văn bản, hồ sơ trên môi trường mạng tại Trung tâm TH-CB Văn phòng UBND tỉnh
Đẩy mạnh công tác xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng
Một trong những cải cách hành chính mạnh mẽ, quan trọng và hiệu quả nhất trong những năm qua của Văn phòng UBND tỉnh là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ quy trình quản lý, xử lý văn bản, đề án, hồ sơ công việc của Văn phòng UBND tỉnh.
Từ những ngày đầu của năm 2013, toàn bộ hồ sơ công việc của cơ quan được xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng. Việc xử lý hồ sơ công việc của từng chuyên viên đều được lãnh đạo phòng, trung tâm, lãnh đạo Văn phòng giám sát chặt chẽ, đúng quy trình và tiến độ. Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo các ngành, địa phương thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử khi gửi trình văn bản, đề án… tạo nên một nề nếp làm việc chuyên nghiệp trên môi trường mạng cũng như áp dụng công nghệ thông tin. Đến nay 100% văn bản, hồ sơ trình lên UBND tỉnh đều được các đơn vị gửi theo hồ sơ điện tử, qua đó đã theo dõi, giám sát chặt chễ việc tiếp nhận, tiến độ xử lý tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh...
Văn phòng đã tăng cường ứng dụng CNTT trong thực thi nhiệm vụ. Việc ứng dụng CNTT tại Văn phòng UBND tỉnh đã giúp xây dựng được cơ sở dữ liệu đầy đủ để lưu trữ và tìm kiếm văn bản thuận lợi, nhanh chóng, chính xác. 100% văn bản gửi nội bộ cơ quan đều được khai thác trên phần mềm Tdoffice phục vụ tốt nhu cầu tra cứu văn bản trên mạng; Toàn bộ quá trình xử lý văn bản đều được cập nhật trên mạng nên Thường trực UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo các phòng, trung tâm trực thuộc có thể chỉ đạo, theo dõi, kiểm soát việc xử lý công việc của từng công chức, viên chức, người lao động.
Tiến độ thực hiện chương trình công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
Trong xây dựng, quản lý, tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh bên cạnh các phiên họp thường kỳ hàng tháng, Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức các phiên họp chuyên đề để các thành viên UBND thảo luận, xem xét, cho ý kiến về định hướng chỉ đạo, các giải pháp cần đề ra để thực hiện chương trình công tác của UBND tỉnh, chỉ đạo khắc phục tình trạng chậm văn bản.
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh lãnh đạo Văn phòng thường xuyên chủ động làm việc với các cơ quan chủ trì soạn thảo để phối hợp, kiểm tra đôn đốc, công khai tiến độ thực hiện chương trình công tác. Do vậy những năm qua tình trạng nộ đọng văn bản đả được khắc phục.
.jpg)
Phiên họp thường kỳ UBND tỉnh
Nâng cao chất lượng cuộc họp thường kỳ, họp chuyên đề của UBND tỉnh.
Đối với các phiên họp thường kỳ, họp chuyên đề của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh đã chủ động phối hợp với các ngành chuẩn bị kỹ tài liệu phục vụ cuộc họp; đồng thời có báo cáo tổng hợp từng nội dung, tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh. Do vậy, các cuộc họp chuyên đề và cuộc họp thường kỳ của UBND tỉnh giải quyết được nhiều nội dung, nhiều lĩnh vực trong chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh.
Cải cách việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
Về cải cách trong việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tich UBND tỉnh giao cho các, ngành, địa phương. Trên cơ sở thực hiện Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao (Quyết định số 42/2014/QĐ-TTg ngày 27/7/2014 của Thủ tướng Chính phủ gọi tắt là Quy chế 42); Văn phòng UBND tỉnh tích cực tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quy chế nội bộ tại tỉnh (hiện tại đang trong quá trình xây dựng xin ý kiến các ngành, địa phương). Đồng thời tham mưu xây dựng, vận hành Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu theo dõi kết nối đến các cơ quan, huyện, thành phố; tiến tới khi được phép triển khai tổ chức tập huấn và hướng dẫn sử dụng.
Cải cách công vụ, công chức
Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ CCVC trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng đã thực hiện nhiều giải pháp như chú trọng tuyển dụng vào từng vị trí việc làm, phù hợp với vị trí tuyển dụng; thực hiện việc tinh giản biên chế, đồng thời cũng có nhiều cải tiến, đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tiếp nhận cán bộ; ưu tiên điều động nội bộ, có cơ chế thu hút cán bộ, công chức trình độ cao, giầu kinh nghiệm công tác từ các ngành, địa phương về Văn phòng.
Định kỳ rà soát, bổ sung quy hoạch Lãnh đạo Văn phòng, cấp phòng, trung tâm theo các giai đoạn. Công tác đào tạo, bồi dưỡng theo nhu cầu công việc cũng được Văn phòng UBND tỉnh quan tâm thực hiện..Thực hiện quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, bảo đảm dân chủ, khách quan, thực hiện chủ trương về công tác cán bộ “có lên, có xuống”.
Tại các phòng , trung tâm đã sắp xếp, phân công rõ vị trí, chức năng nhiệm vụ và làm việc cụ thể, bảo đảm khoa học, chặt chẽ. Kết hợp giữa kết quả công tác thực hiện nhiệm vụ với phân loại cán bộ, giữa kết quả kiểm tra, thanh tra, công vụ với việc xem xét bổ nhiệm, điều chuyển và các quyền lợi khác. Xây dựng và hoàn thiện đề án vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Để nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, quy chế quy định của cơ quan và đạo đức công vụ, Văn phòng UBND tỉnh đã thường xuyên thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ. Qua đó kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai phạm; biểu dương, khen thưởng những tập thể, cá nhân làm tốt. Những đổi mới nêu trên đã có tác động và chuyển biến tích cực, tạo động lực mới cho cán bộ làm việc, nhất là đối với cán bộ trẻ, có năng lực; nâng cao rõ rệt tiến độ và chất lượng thực hiện nhiệm vụ được giao.
Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ, Nghị quyết số03-NQ/ĐU ngày 28/8/2011 của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh (nay là Đảng ủy Khối các cơ quan tỉnh) về nâng cao vai trò của cấp ủy trong thực hiện cải cách hành chính; để thực hiện tốt công tác CCHC tại cơ quan Văn phòng và hướng tới mục tiêu xây dựng “Văn phòng điện tử”. Trước hết phải tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền, quán triệt đến toàn thể cán bộ, đảng viên và quần chúng cơ quan Văn phòng tinh thần Chỉ thị số 03-CT/TW của Bộ Chính trị về học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, Nghị quyết số 03-NQ/ĐU ngày 28/8/2011 của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh (nay là Đảng ủy Khối các cơ quan tỉnh) về nâng cao vai trò của cấp ủy các tổ chức cơ sở Đảng trong thực hiện cải cách hành chính nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, đảng viên, quần chúng về công tác CCHC; tăng cường ứng dụng CNTT trong chỉ đạo điều hành, giải quyết công việc của cơ quan, phối hợp với các cơ quan chuyên môn rà soát, tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật không còn phù hợp; thực hiện nghiêm túc quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản QPPL. Thực hiện nghiêm các quy trình đã được cấp chứng nhận theo TCVN ISO 9001: 2008 trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ tại Văn phòng UBND tỉnh. Kiện toàn tổ chức bộ máy, quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn trực thuộc; bố trí CCVC vào vị trí việc làm phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực, sở trường để tiến tới xây dựng bộ máy hành chính hiệu lực, hiệu quả, đội ngũ CCVC vừa hồng, vừa chuyên đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới”.