Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước, tỉnh Lai Châu giao cho Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh lựa chọn Viễn thông Lai Châu là nhà cung cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) thống nhất, dùng chung cho toàn tỉnh triển khai cho các sở, ban, ngành, 08 huyện, thành phố, kết nối đến 108 cấp xã và kết nối với Trục liên thông văn bản Quốc gia. Đồng thời, UBND tỉnh đã ban hành mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc UBND tỉnh Lai Châu tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua Hệ thống QLVB&ĐH; chỉ đạo Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sử dụng thống nhất phần mềm QLVB&ĐH điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành cơ quan hành chính nhà nước; tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm cho cán bộ, công chức viên chức; hoàn thiện, nâng cấp, cập nhật tính năng hệ thống QLVB&ĐH phục vụ kết nối, liên thông phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính. Đồng thời, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Ban Cơ yếu tích hợp chữ ký số trên hệ thống QLVB&ĐH, các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, xã đã từng bước thực hiện ký số trên văn bản điện tử khi gửi, nhận nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử.

Ngày 01/01/2019, tỉnh Lai Châu chính thức sử dụng phần mềm QLVB&ĐH điện tử VNPT-Ioffice trong quản lý, điều hành; các huyện thành phố, các phòng ban chuyên môn của UBND các huyện, các xã, phường thị trấn đảm bảo đồng bộ, thống nhất liên thông 03 cấp chính quyền và thí điểm kết nối với Trục liên thông Văn bản quốc gia.

Đồng chí Nguyễn Minh Hiệu - Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: Đến thời điểm này, 42/42 đơn vị cấp tỉnh; 08/08 đơn vị cấp huyện; 108/108 đơn vị cấp xã đã đưa vào sử dụng hệ thống; Tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi nội bộ trong tỉnh đạt mức cao (80%); Tỷ lệ văn bản phát hành ký số và gửi nhận qua hệ thống đã tăng đáng kể (18,6%) và đến nay đã hoàn thành kết nối liên thông với Trục văn bản Quốc gia và nhận, gửi văn bản điện tử, có ký số của các Bộ, Ngành Trung ương, góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý, tra cứu văn bản đi đến, tiết kiệm thời gian và chi phí giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.

Việc kết nối, liên thông phần mềm QLVB&ĐH điện tử tỉnh Lai Châu vào hệ thống trục liên thông văn bản quốc gia là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp tỉnh Lai Châu nói riêng cũng như các cơ quan hành chính nhà nước nói chung không chỉ tiết kiệm chi phí hành chính, giảm thời gian xử lý văn bản và tiến tới loại bỏ tình trạng “ngâm hồ sơ”, kết quả kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản giữa cơ quan nhà nước các cấp còn giúp lãnh đạo Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương biết được tình trạng xử lý văn bản, hồ sơ, công việc trên hệ thống, từ đó có sự chỉ đạo kịp thời nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.

Việc làm này chính là thay đổi cách làm truyền thống bằng việc cải cách để người dân không cần đến cơ quan hành chính nhà nước, không cần gặp trực tiếp cán bộ khi cần giải quyết TTHC, từ đó giảm thời gian và chi phí khác mà doanh nghiệp, người dân phải bỏ ra. Đặc biệt, việc gửi nhận văn bản điện tử là bước đi đầu góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử.

Tuy nhiên, việc gửi, nhận văn bản điện tử còn chưa đồng bộ, chưa đạt yêu cầu 90% văn bản trao đổi (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do nhiều lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm đến việc sử dụng văn bản điện tử, còn tình trạng ủy quyền xử lý cho chuyên viên, chưa sử dụng chứng thư số được cấp để ký văn bản; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động chưa khắc phục tâm lý ngại thay đổi cách làm việc mới trong chỉ đạo điều hành và gửi, nhận văn bản trên mạng; việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện còn chưa kịp thời, thường xuyên.

Trong thời gian tới, với mục tiêu 90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị của UBND tỉnh Lai Châu sẽ được thực hiện dưới dạng điện tử (trừ văn bản mật theo quy định của Pháp luật), tỉnh Lai Châu đang dự thảo gửi xin ý kiến các cơ quan, đơn vị các dự thảo về quy chế sử dụng hệ thống QLVB&ĐH, quy chế sử dụng chữ ký số và quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ, thống nhất trong toàn tỉnh về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; đảm bảo duy trì QLVB&ĐH dùng chung của tỉnh, hoạt động an toàn, ổn định 24/24 giờ phục vụ tốt việc gửi/nhận văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của các cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc; tiếp tục tổ chức triển khai đồng bộ hoạt động kết nối liên thông văn bản điện tử giữa Chính phủ, các bộ ngành Trung ương với UBND tỉnh Lai Châu, tạo động lực mạnh mẽ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng tới nền hành chính hiện đại, cung cấp dịch vụ công tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp.